Cambiando de un software EHR para hospital a otro

Transicionar de un sistema de expedientes clínicos electrónicos (EHR, por sus siglas en inglés) hacia otro nuevo es una decisión que debe plantearse considerando todos los aspectos operativos y financieros que esto conlleva, así como los roles y flujos de trabajo del universo de usuarios que harán uso de él.

La elección definitiva del cambio del EHR debe tomarse tras un exhaustivo análisis de los factores que originan este escenario, así como una visión adelantada de los desafíos que se deberán resolver en el camino y, principalmente, nunca perder de vista los beneficios que esto acarreará después de la migración, como mayor eficiencia operacional, un alza en la satisfacción del personal y una mejora en la seguridad del paciente.

Motivos por los cuales se cambia de proveedor de EHR

▪️ El proveedor aumentó de manera significativa los precios al renovar el contrato.

▪️ Se incurren en costos extras para obtener todas las funcionalidades del sistema.

▪️ El software no se adapta a los flujos de trabajo nuevos o existentes del hospital.

▪️ El proveedor no ha desarrollado una mejora que le permita cumplir con las nuevas regulaciones sanitarias.

▪️ El equipo de soporte no responde preguntas, ni corrige errores.

▪️ No se proporcionaron ajustes críticos acordados para la prestación de servicios al paciente.

▪️ El proveedor fue responsable de una falla de seguridad.

De acuerdo a una encuesta respondida por 305 personas de diversos centros médicos que estuvieron involucradas en la transición de un software de expediente clínico hacia otro, la principal razón por la cual una institución realiza este movimiento es porque necesita nuevas funcionalidades para continuar sus operaciones. Cumplir con estándares del sector, una mejor usabilidad y un mejor equipo de soporte y capacitación fueron los siguientes motivos, en ese orden, del cambio de programa. 

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Manos en acción: iniciando la transición de EHR del hospital

El equipo ejecutivo y clínico esperan grandes obstáculos ante el traslado de sistemas de fichas clínicas electrónicas, yendo desde un proceso costoso hasta el riesgo de la pérdida de información parcial o total de registros. Si bien esta transición de sistemas no es una práctica nueva, es imposible aplicar un estándar infalible para todas las experiencias debido a que cada operación hospitalaria y alcance de los software son distintos.

La publicación “Practices Supporting Electronic Health Record Transitions: Lessons from Four US Healthcare Systems” relata la experiencia de los involucrados en el cambio de software de historias clínicas electrónicas en diferentes hospitales de Estados Unidos y recopila las experiencias de involucrados, separando el proceso en 3 etapas.

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Antes del cambio

▪️ Es vital la comunicación con los equipos involucrados. La publicación expresa que algunos encuestados criticaron el movimiento pues ellos carecían del entendimiento de esta decisión. Asimismo, los mensajes internos deben considerar las nuevas tareas específicas del sistema y crear expectativas realistas.

▪️ Entendimiento de los flujos de trabajo existentes. Se destaca la importancia de desarrollar una comprensión detallada de las bases de la organización con la finalidad de planificar los cambios durante la transición del EHR. La mejor estrategia es el involucramiento de las partes interesadas para comprender los flujos de operaciones y aprovechar la situación para realizar una reevaluación y eliminar las propias ineficiencias.

▪️ Planear los alcances y personalización adecuados. Este punto busca que desde el inicio se alineen las expectativas del hospital con los entregables de los proveedores, a fin de trabajar bajo los mismos objetivos y limitar las redundancias. 

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Durante la implementación

▪️ Personalización de la capacitación y el apoyo. Un punto crítico durante la implementación fue el entrenamiento dirigido a los próximos usuarios. Un encuestado declaró que resultaba ineficiente estar sentado y escuchar a los capacitadores explicar las opciones, en vez de recrear situaciones y crear escenarios supervisados por un capacitor. 

▪️ Fortalecimiento de un soporte interno. Se debe identificar “superusuarios” influyentes que puedan servir de apoyo durante la transición de EHR. 

▪️ Reducción de las cargas de trabajo. Durante la implementación y transición se recomienda eliminar los generadores de estrés extras relacionados con el trabajo y disminuir en medida de lo posible la capacidad clínica durante la puesta en marcha.

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Después del cambio

▪️ Continuar invirtiendo en el cambio. El apoyo continuo y la capacitación después de las primeras semanas de implementación son esenciales. El equipo debe comprometerse a continuar con la optimización del sistema. 

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Retos encontrados durante el proceso

Después de la transición del software EHR para hospitales, esto es lo que reportaron los encuestados: 

▪️ El 59% estuvo de acuerdo en que el nuevo sistema provee nuevas funcionalidades útiles.

▪️ El 43% se siente contento de haber cambiado de sistema de expediente clínico electrónico.

▪️ El 42% manifestó tener mejor equipo de soporte y capacitación.

▪️ El 41% consideró que el recién adquirido EHR "no es demasiado complejo de usar".

▪️ Sólo el 39 % dijo estar contento con su nuevo EHR.

▪️ De los 140 encuestados que afirmaron estar involucrados en la decisión de cambiar los sistemas, el 61 % está contento con su nuevo EHR, a comparación del 19 % de encuestados con la misma sensación positiva pero sin haber participado en la decisión.

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La transición de software de expedientes clínicos electrónicos para hospitales representa una travesía única; si bien los puntos señalados pueden servir como guía, dependerá en completa medida de la mancuerna que el equipo del hospital logre realizar con el nuevo proveedor de servicios. 

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Fuentes:

▪️ Healthit.gov

▪️ ‍Aafp.org

▪️ Rinne, S. T., Brunner, J., Mohr, D. C., Bearak, A. C., & Anderson, E. (2023). Practices Supporting Electronic Health Record Transitions: Lessons from Four US Healthcare Systems. Journal of general internal medicine, 38(Suppl 4), 1015–1022. https://doi.org/10.1007/s11606-023-08279-0