Experiencia EBGH: así se implementó el software para hospitales Cirrus, en Arabia Saudita y en medio de una pandemia

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En enero del 2020, directivos del Hospital General Dr. Erfan & Bagedo (EBGH, por sus siglas en inglés), localizado en Arabia Saudita, tomaron la decisión final de implementar el software Cirrus con la finalidad de transformar digitalmente y optimizar los recursos materiales, humanos y tecnológicos gracias al tipo de soluciones clínicas, administrativas y financieras ofrecidas. Todo esto, acompañado de un cercano servicio al cliente que los ha guiado durante los más de dos años del proceso de negociación.

Cirrus es un sistema en la nube desarrollado por la empresa Ecaresoft y es utilizado por renombrados centros de salud en Latinoamérica que gestionan diariamente sus operaciones de manera digital, abarcando desde expedientes clínicos hasta el control de inventarios y cuentas financieras, de una manera ágil y siempre actualizada. La introducción de esta empresa México-estadounidense en el mercado saudita impulsa su misión de democratizar y  globalizar la tecnología, fortaleciendo la atención y seguridad al paciente en cualquier centro  médico.

EBGH es un hospital privado localizado en la región de Jeddah (también escrito Yeda), Arabia Saudita, que cuenta con una historia de más de 40 años, cerca de 300 camas y cerca de 20 clínicas para consulta externa. Es debido a las dimensiones y a las múltiples operaciones diarias y simultáneas del nosocomio, que el equipo de Ecaresoft sabía que la implementación de Cirrus sería uno de sus más grandes retos, del cual, obtendría un gran aprendizaje y que estaba feliz por tenerlo.

Así fue cuando a principios de marzo de 2020, Arely Armendaiz, Dalila Llovera y María Fernanda Torres, integrantes de Ecaresoft, oficina Monterrey, México, despegaron hacia Jeddah, conformando la primera parte del equipo encargado de la implementación.

Al mismo tiempo, nadie contaba con la veloz expansión del COVID-19 alrededor del mundo, alcanzando los países de Medio Oriente, europeos y americanos en cuestión de pocas semanas. Rápidamente, decisiones gubernamentales con impacto internacional fueron tomadas, afectando y cortando tajantemente todo el plan de trabajo del equipo Ecaresoft: la segunda parte del equipo que viajaría a Arabia Saudita no pudo abordar sus vuelos debido al cierre de fronteras internacionales, imposibilitando su traslado.

En ese momento, Arely, Dalila y María Fernanda ya se encontraban en la ciudad de Jeddah, bajo la incertidumbre de poder regresar a México y con la advertencia de que si salían del territorio árabe ya no podrían cruzar de regreso durante el periodo pandémico; esto último, en caso de que las conexiones ya no llegaran a América y su única solución fuera regresar a territorio saudita. Con estas condiciones de por medio, decidieron extender su estadía un periodo más largo del programado, particularmente María Fernanda -quien pasó tres meses más del programado en el país-, hasta que la situación se estabilizara o se abrieran los vuelos internacionales nuevamente. 

El proyecto de Process Mapping de Cirrus para EBGH seguía en pie a pesar de las adversidades: la reducción en el número de miembros en los equipos de Ecaresoft y EBGH, las adecuaciones especiales y protocolos de sanitización del hospital, la incertidumbre sobre las conexiones internacionales y la reducción en las horas de trabajo ocasionado por un toque de queda como medida para evitar que la gente saliera de sus hogares -cuyo castigo por incumplimiento variaba entre ir a la cárcel o una multa de $10 mil SAR, equivalente a 60 mil pesos mexicanos (USD $2 mil 672 dólares)-.

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Comienza la implementación.

A pesar de los obstáculos no deseados, Arely, Dalila y María Fernanda, con apoyo virtual del equipo Ecaresoft México, iniciaron la primera fase de implementación de Cirrus con la intención de digitalizar las operaciones y optimizar tiempos y recursos del Hospital General Dr. Erfan & Bagedo.

Tomó alrededor de cuatro meses solamente realizar el mapeo de todas las operaciones del centro médico, incluyendo turnos de los colaboradores, insumos e instalaciones del hospital. En paralelo, se inició con la creación de catálogos digitales con la información, detalles y precios de las operaciones y la mudanza hacia formatos digitales, reemplazando los registros manuales.

Las representantes de Ecaresoft recibieron un trato muy cálido, profesional y amable por parte del personal de EBGH, incluso ellos las conectaron con la embajada de México en Arabia Saudita para estar en  continua comunicación y monitoreo sobre su protección, salud y actualización sobre estatus internacional. 

“Algunos de los primeros obstáculos fue el escepticismo de las funcionalidades de Cirrus y la resistencia al cambio de rutinas o actividades. Es curioso porque en los hospitales de Latinoamérica también hemos tenido esta situación. Aun así, al explicarles los nuevos procesos y beneficios, vimos mayor cooperación”,  afirma María Fernanda Torres.

Ante el COVID-19 que entró a la región, el centro médico mantuvo altos estándares de limpieza para su operación y proporcionaba cubrebocas y guantes para el interior y exterior del edificio. Incluso enviaba continuamente brigadas dedicadas para la desinfección del departamento del equipo Ecaresoft. 

Por otro lado, la religión influye totalmente en las actividades laborales y decisiones gubernamentales de Arabia Saudita, por lo que fue otro de los factores que se tuvo que adaptar en los planes de trabajo. “Preparábamos nuestras agendas considerando eventos religiosos; incluso tuvimos que programar juntas a las once de la noche, pues eran las únicas horas disponibles para todos los involucrados”, relata Dalila Llovera.

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Una historia para recordar, que todavía no termina

Tras una aventura de casi cuatro meses en el extranjero llena de imprevistos, pero con el objetivo de innovar tecnológicamente al Hospital General Dr. Erfan & Bagedo, Arely, Dalila y María Fernanda completaron la fase 1 presencial de la implementación en sitio de Cirrus y  regresaron en julio a la ciudad de Monterrey.

Tras esta experiencia, las representantes contarán las experiencias vividas al equipo de Ecaresoft y fortalecerá el proceso de implementación en los siguientes hospitales.

“Arabia Saudita cuenta marcos regulatorios muy específicos en cuanto a la creación de cargos y peticiones a las aseguradoras, mientras que en México todavía se hacen bajo métodos muy manuales. Esta diferencia nos ayudó a modificar y reforzar nuestro sistema”, explica Arely Armendaiz. 

Se espera que Cirrus termine la fase final de implementación en 2021.

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