Subcontratar en facturación hospitalaria, consideraciones

Una compañía especializada en facturación médica o “Third party medical billing” es una compañía que se dedica a gestionar exclusivamente los pagos cuentas y facturas que se generan en un centro La sincronía adecuada entre la compañía de facturación y el centro de salud creará una relación podrá llegar a optimizar la organización. ¿Cómo diagnosticar la posibilidad de contratar dicha opción?

¿Cuales son los problemas clave que quiere solucionar y por qué? ¿Acaso los pagos a cargo del paciente están tardando demasiado? ¿Tiene usted demasiadas antiguas cuentas por cobrar? ¿Su personal administrativo encuentra dificultades al registrar todas las citas programadas?

Después de este análisis (nunca antes) puede empezar una búsqueda de compañías de facturación que tengan fortalezas justo ahí en donde usted tiene debilidades.

Una solución alternativa es contratar tecnología que logre procesar fácil y claramente toda la información de manera interna. Es tener acceso a las herramientas de los terceros pero dentro del control total de la administración. Justamente Cirrus es el tipo de herramienta que te permite organizar super eficientemente el area de facturación y cobranza.

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Control

“Cuando te externalizas a terceros, pierdes parte de tu control” dijo Barnabas Health Alwell “Ahora tengo que monitorear el rendimiento analizando reportes y teniendo juntas semanales con nuestra compañía asociada de manejo de facturación . Tengo que trabajar más duro para mantenerme conectado.”Ahora los pacientes necesitan llamar a la línea de la compañía asociada para resolver cualquier duda que tengan acerca de la facturación. Antes solían resolver esos problemas simplemente dirigiéndose al personal de recepción de su doctor. Podría resultar más tedioso e impersonal resolver las situaciones de esa forma.

Experiencia

Un problema de la subcontratación  puede ser la pérdida de experiencia interna en el sector de facturación por lo que no se puede depender totalmente de la compañía de facturación, se necesita tener paralelamente procesos internos que comprendan los mecanismos que usa el socio facturación.

Intenta establecer incentivos incorporados para que inviertan buena energía en solucionar los problemas más agudos de los que sufre su sistema de cobro y facturación si no alcanzan los objetivos acordados, entonces se les paga menos; si cumplen con los objetivos, se les paga la cantidad normal que estipula el contrato; y si superan los objetivos en un cierto porcentaje, se les paga un bono.

 La satisfacción del paciente ahora afecta la forma en que se reembolsa a los proveedores, así como sus puntuaciones de calidad, por lo que no se puede ignorar. Si un socio externo no habla de cómo preservará —y mejorará— la satisfacción del paciente, y sin embargo tiene responsabilidades orientadas al paciente, yo diría, 'gracias, pero no gracias'". Antes de escoger es necesario asegurar que el nuevo socio entiende la visión de servicio centrado en el paciente.

Términos Legales

En la práctica, los hospitales se están fusionando, consolidando y siendo adquiridos, y aunque una colaboración con una compañía de facturación puede comenzar como un acuerdo de varios años, si algo sucede en el mercado, o hay una fusión o adquisición, las dos partes necesitan tener una manera fácil de redefinir su relación.  "He visto algunas grandes disputas entre los hospitales y sus agencias de cobros cuando un hospital rescinde el contrato de la agencia de cobros, pero no hay nada en el contrato que diga quién recibe qué", dice Wolfskill. "¿La agencia tiene que llevar las cuentas? ¿Pueden retenerlos durante un período de tiempo específico antes de tener que devolverlos? En estos casos, tener más detalles en la cláusula de terminación puede evitar situaciones indeseadas"

Evaluación

La organización médica afiliada con un socio de facturación externo debe asegurarse de monitorear las métricas clave para realizar un seguimiento del desempeño del socio y abordar los problemas potenciales a medida que surjan. Ambas organizaciones deben considerar revisar las mismas métricas para evaluar el éxito de un Departamento interno por medio de KPIs específicos del área.

Unidad

No olvide informar correctamente a todo su personal. Necesitas comunicar con tu equipo, informar y educar para que puedan ver el valor de lo que estás haciendo y por qué estás tomando este enfoque." La explicación acerca de los efectos que el cambio tendrá en su rutina diaria deberá ser muy sincero, con pros y contras." Si la organización no tiene claro esto, puede llevar a una dinámica desagradable. Si los miembros del personal no están comprometidos con la subcontratación, pueden convertirse en parte del problema en lugar de ser parte de la solución.

Si ya decidiste subcontrarar, entonces ahora necesitas conocer el proceso adecuado para lograr una implementación super eficaz.

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Referencias:

Cerner: Strategies for Leveraging Revenue Cycle Management Services. (2016). Hfm (Healthcare Financial Management), 70(12), 1–5. Retrieved from http://0-search.ebscohost.com.millenium.itesm.mx/login.aspx?direct=true&db=bth&AN=120650784&lang=es&site=eds-live