Por qué manejar Expediente clínico electrónico

Muchos son los problemas que se presentan por el (arcaico) uso del expediente clínico en papel. Estos pueden provocar deficiencias en la calidad en el servicio otorgado en la institución, y lo más preocupante de esto es que puede generar problemas que pueden impactar directamente en la salud de los pacientes. 

Aquí un listado de los problemas más evidentes por el manejo físico del expediente: 

• Secuencia cronológica en la información. Se desfasan las hojas del expediente y encontrar la secuencia lógica del tiempo de captura puede resultar complicado.
• Falta de información. Se han detectado casos donde no se llenan todas las notas, no se llenan las formas de consentimiento informado, u otra información que es requerida como parte de la norma del llenado del expediente. 
• Notas incompletas. No se capturan todos los campos requeridos del expediente, o se capturan parcialmente, y con información que no es importante.
• Abreviatura de palabras. Abreviar palabras puede ser un problema para futuras lecturas de los expedientes, ya que no hay un estándar para estas abreviaturas.
• Desconocimiento de las leyes y normas de manejo de expediente clínico. Es importante llenar toda la información del expediente de manera correcta cumpliendo con las reglas dictadas por la Secretaría de Salud en las diferentes NORMAS de control de expedientes.
• Falta de integridad en la información. No se manejan estándares en la información, al tener abierta la captura de datos como diagnóstico, alergias, sustancias activas, se queda abierto y permite cualquier tipo de dato, esto al final puede provocar confusión en la información.
• Capacidad de almacenamiento y preservación de los expedientes. El tener expedientes físicos implica tener un área física para almacenarlos, ya que la ley indica que se deben de mantener al menos 5 años almacenados. El conservarlos implica mantener áreas con humedad correcta, temperatura correcta y con protocolos de seguridad para cubrir cualquier problema que se pueda presentar en el área.
• Extravío de expedientes. Se pueden perder las hojas del expediente, se puede perder dentro del hospital al tener movimiento de áreas del paciente.
• Tiempos de respuesta para obtener información. Para que el médico pueda obtener información sobre el seguimiento del tratamiento o registrar alguna indicación es necesario ir físicamente a donde se tiene el expediente. Esto implica tiempo de traslado del médico, o la necesidad de hacer llamadas telefónicas al equipo de enfermería para conocer las condiciones actuales del paciente; esto puede provocar confusiones además de la pérdida de tiempo.
• Tiempo invertido para obtener información estadística. El área de bioestadística debe analizar cada uno de los expedientes físicos e interpretar los diagnósticos y tratamientos que se dieron durante la estancia del paciente, por lo que obtener toda la información necesaria para entregar los reportes epidemiológicos puede llevar muchas horas del equipo.  

Todos los problemas anteriores se eliminarían manejando un expediente clínico electrónico y además se obtendrían los siguientes grandes beneficios: 

Ecología:
Al manejar el ECE se dejarán de utilizar hojas para registrar las notas clínicas y legajos para almacenarlas. Poniendo como ejemplo, un hospital que tiene 20 nuevos pacientes por día, podemos calcular que: se utilizan aproximadamente 150 hojas por día, por lo que el ahorro por año será de 54,750 hojas y 7,300 legajos (20 por día) aproximadamente.

Eficacia:
Al hacer las solicitudes de material, medicamento y estudios directamente desde la indicación del médico, se reduce el tiempo de solicitud en un 100%. Ahorrando aproximadamente 550 horas por año en el tiempo en que las enfermeras toman en la generación de las solicitudes de insumos y estudios (media hora en cada turno). Esto significa un ahorro de al menos $60,000 anuales, tomando un sueldo promedio de $20,000 mensuales del personal de enfermería.

Eficiencia:
Se reduce la probabilidad de error al transcribir de una nota clínica manual a una escrita en un ECE. Además de que el sistema permite prescribir los medicamentos que hay en el hospital, además de realizar validaciones medicamentosas, y validaciones de duplicidad, dosis y alergias. Esto lleva a un aumento de seguridad en la calidad de servicio al paciente. Se reduce la probabilidad de error a menos del .2% en la captura de una prescripción.

Economía:
Además del ahorro que se tiene en papelería y de la reducción en los tiempos del equipo de enfermería y médicos. No se tiene ganancia monetaria por el manejo de este proyecto, al menos no evidentemente, ya que no se cobrará más o menos al paciente. Se podrá ver una mejora en los costos, por los tiempos de respuesta y un aumento en la calidad del servicio, lo que pudiera significar en un aumento en pacientes recurrentes. 

Equidad:
Los más beneficiados con este proyecto serán los pacientes, al tener calidad en la información de su expediente, en segundo lugar las enfermeras y los médicos, al acceder a la información clínica más rápidamente. Al tener toda la información disponible para seguimiento clínico y estadístico, las áreas administrativas también se ven beneficiadas por el manejo de este proyecto. Los directores podrán tener información clínica sobre la situación del hospital en segundos, al manejar dashboards de Bussiness Inteligence.