El Enterprise Resource Planning, comúnmente llamado ERP, es un sistema para empresas que gestiona, integra y reporta los aspectos financieros, operativos, comerciales, manufactureros e incluso los de recursos humanos con los de la cadena de suministro. Las herramientas de este software permiten automatizar procesos de manera parcial o total.
Los ERP son utilizados en múltiples industrias, cada una incorporando variables propias del sector, pero buscan proveer de cuatro beneficios primordiales: (1) catalizar la innovación del negocio, (2) fungir como plataforma para la eficiencia de los procesos, (3) servir como programa estándar en la corporación y (4) generar ahorros en el departamento de sistemas.
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Si bien los sistemas Enterprise Resource Planning han estado en el mercado desde la década de los 90s, éstos han experimentado cambios y revoluciones a lo largo de su historia. Gartner, la empresa estadounidense consultora especializada en tecnologías de la información, recalca que estamos experimentando una cuarta era en los sistemas ERP, protagonizada por 6 grandes características:
• Impulsada por la Inteligencia Artificial (IA). La IA ayuda a las compañías a concentrar e integrar los servicios y operaciones de sus portafolios, permitiendo al equipo directivo a guiar y sustentar decisiones complejas mediante análisis y predicciones.
• Enfocada en los datos. El protagonismo que tenían los procesos ahora cambia hacia los datos que éstos generan. Esto viene de la mano en cómo las empresas utilizan la información para mejorar los resultados organizacionales.
• Consumible. Muchos de los procesos de los ERP ya están altamente normalizados en el mercado, como las funciones de registro y reporteo. La IA se encargará de catapultar estas actividades.
• Potenciada por personas. La IA no reemplaza a las personas, sino que las hace más eficientes. Ahora, los colaboradores ejecutan las actividades mejor y más rápido, abriendo espacio en la agenda para actividades de alto impacto corporativo
• Facilitadora de cambio. Los ERP permiten a los desarrolladores tener más agilidad y ofrecen procesos y opciones de implementación flexibles.
• Orientada al cliente. Cada función del ERP, ya sea visible por el público en general o no, es una oportunidad para impulsar el valor de la organización y la satisfacción del cliente.
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Ventajas de un ERP en las empresas.
Las compañías que optan por integrar un software de este tipo en sus operaciones gozan de múltiples beneficios:
• Reducción de costos y el tiempo de los ciclos, resultando en servicios más ágiles y mejorados para el cliente.
• Identificación de soluciones para reducir costos, mejorar las operaciones, mitigar riesgos y anticipar resultados.
• Crea una flexibilidad empresarial para los cambios actuales y futuros.
• Acceso a cada departamento organizacional a informes actualizados en tiempo real y más precisos y provenientes de una sola fuente de información.
• La información fluye entre diferentes departamentos, dividiéndose los costos operativos.
• Eliminación de procesos manuales repetitivos y de los costos destinados a la recopilación de datos.
Cómo seleccionar el mejor software ERP para hospitales
Actualmente, existen en el mercado programas de este tipo para diversos sectores, incluyendo el hospitalario. Para la selección de un software ERP para hospitales y centros médicos, se debe tener en consideración algunos aspectos críticos:
Alcances técnicos y funcionales.
El equipo corporativo debe tomarse el tiempo y mapear los procesos en los que el hospital tiene necesidades no resueltas y priorizar la innovación. Esto ayudará a tener un panorama más específico de lo que se requiere y dará pie a presentaciones y juntas con vendedores de ERP más enfocadas.
Integraciones
Se debe hacer énfasis en que un solo software ERP para hospitales no resolverá todas las áreas de oportunidad de tu centro médico a detalle debido a la alta complejidad y las numerosas y únicas operaciones que genera; no podemos esperar que las soluciones para un hospital general de veinte camas sean las mismas que las de otro centro médico de alta especialidad con cuarenta camas y el doble de personal médico.
Es por este motivo que se deben atacar las necesidades de mayor prioridad y que, durante las etapas de presentación del ERP, se debe conocer la infraestructura y los requerimientos técnicos necesarios para integrar el sistema ERP a aquellos software con los que el hospital ya cuenta, como puede ser el HIS (Hospital Information System), el Expediente Clínico Electrónico (EHR, por sus siglas en inglés) o, en algunos casos muy puntuales, el sistema de facturación.
Reportes y centralización de los datos
La mayoría de los negocios requiere un ERP que cumpla íntegramente la generación de reportes, pues esta importante funcionalidad está muy relacionada a la eficiencia operacional y financiera, al igual que con la satisfacción del cliente.
Con la implementación y estandarización de los registros en un ERP dentro de un hospital o centro médico, se elimina el registro repetitivo de la identidad de los pacientes o de sus tratamientos, mismos que son compartidos por los equipos de sistemas, personal médico y de enfermería, al igual que el de farmacia y trabajo social.
Viabilidad y seguimiento postventa del producto
Es de vital importancia conocer a detalle el servicio postventa del ERP a implementar. El estancamiento del software y la posible incompatibilidad con nuevos programas a integrar desencadenarán en una barrera para la innovación y una fuerte inversión para la corrección o reemplazo del software.
En la mayoría de los casos, las organizaciones dependen del proveedor de ERP para su mantenimiento y actualizaciones. El ERP de los centros de salud debe cumplir con las regulaciones sanitarias y fiscales que los protocolos de seguridad y los organismos gubernamentales o internacionales exijan, ya que el incumplimiento podría desencadenar en multas o suspensiones de licencias de uso. Asimismo, el ERP debe de contar con flexibilidad para realizar cambios para próximas regulaciones.
Seguridad de la información
¿Qué sucede cuando hay una interrupción en los servicios del hospital y/o del ERP? Así como los datos son el “oro” del siglo XXI, se deben tener claras las estrategias de seguridad de la información ante agentes humanos o digitales malintencionados o, por otro lado, ante catástrofes naturales que comprometan el acervo informático.
Inteligencia Artificial, análisis y pronósticos de los resultados
El análisis predictivo sustenta la toma de decisiones, como conservar un abastecimiento de inventarios saludable con base en históricos; si el hospital ha utilizado ciertos insumos a un ritmo más veloz durante temporadas específicas, el análisis predictivo del ERP puede indicar aumentar la cantidad, la frecuencia o la distribución de los pedidos de esos artículos, evitando un desabasto.
El software Enterprise Resource Planning se ha convertido en un agilizador para las operaciones de negocios de diversos sectores, sin ser los hospitales la excepción. Si bien el proceso de selección e implementación de ERP en hospitales, aunado a la capacitación del personal, conlleva tiempo, el centro médico, sus directivos y sus colaboradores se beneficiarán de una digitalización de operaciones y un flujo de información y operaciones más orgánico y ordenado.
El software Enterprise Resource Planning de Cirrus logra la optimización de los procesos administrativos y clínicos de manera intuitiva, siempre actualizada y fácil de usar; permitiendo una reducción de costos operativos y una mejor atención del paciente durante toda su internación. La experiencia en hospitales de México, Argentina, Latinoamérica y Arabia Saudita ha ayudado a implementar las mejores soluciones mediante sus productos HIS, EHR y ERP a clientes con una calidad mundial.
